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Update 2021.04.19

プロが解説!オウンドメディアのWeb制作会社を変更する前にやること

新年度を迎えて、現在のオウンドメディアを見直したいと考える担当の方も多いのではないでしょうか?とはいえ長い期間ずっと同じWeb制作会社に委託していると、なかなか新しいことにチャレンジしづらいということもよくあります。

他にも「コストや品質の面でWeb制作会社を変更したい」「Web制作会社の担当が変わった後、どうも対応がよくない…」というケースも。Web制作会社の変更を迫られるシーンは、意外と多いんですよね。

ただし何も準備せずWeb制作会社の変更をしてしまうと、大きなトラブルになる可能性も。契約内容によっては、「簡単にWeb制作会社を変更できない」なんてこともあるので要注意です!

そこでオウンドメディア担当がWeb制作会社の変更を検討する上でまずすべきことを、プロの視点で5つのポイントにて整理しました!

Web制作会社との契約内容を確認する

Web制作会社の変更を考える上で、契約内容のチェックは必須です!まずは契約期間。あらかじめ期間が決まっていれば、契約が終わってからの変更となります

一般的な業務委託契約ですと、契約日から1年契約で双方の申し出がなければ自動更新というパターンが多いかもしれません。この場合、契約を終わらせるには〇か月前に書面で申し出る必要があることも。

そのあたりをチェックして、Web制作会社を変更するタイミングを想定の上スケジュールを組んでおきたいところ。

またもう1つ重要なのが、Web制作会社が作成したソースやデザインの著作権がどうなっているか?という点。業種やWebサイトの種類によって違いますが、一般的な契約書では著作権を制作会社のままにしているケースが多いようです。

著作権がこれまで委託したWeb制作会社にあった場合、Web制作会社を変更した後オウンドメディアのデータやデザインが使えなくなる可能性も出てきます。

ここは法律が絡んできますので、まず社内の法務担当と相談!著作権ごと買い取るのかこれまでのデータやデザインを使わず新しく制作し直すのか、検討しましょう。

現状委託している業務やデータを洗い出す

次にこれまでWeb制作会社に依頼したことについて、整理しておきましょう。オウンドメディアの場合、運営途中からちょっとした業務を追加で依頼するケースも多いですよね。

最初に依頼した内容だけではなく、その後に依頼した業務もチェックしておくことがポイントです。ここでは特に重要なポイントを解説します。

1.オウンドメディアのページデザイン・コーディング

オウンドメディアのページデザインやコーディングを依頼している場合、元となるソースを自社に納品してもらっているかチェックしましょう。

例えばデザインをそのまま別の制作会社へ引き継ぐ場合、元となるデザインデータが必要となります。最初の制作時にイラストレーターなどのファイル形式でデザインデータをもらってあれば問題ありません。でも手元にない場合は、あらためてWeb制作会社に依頼をする必要が出てきます。

デザインと合わせて、オウンドメディアのロゴデータのデザイン・制作を依頼しているケースも多いですよね。こうなるとロゴデータも元となるデザインデータをもらっておく必要があります。

他にもメインビジュアルなどサイト内で使った素材についても、元画像を取り寄せておくと安心。特にインフォグラフィックやグラフ関連の画像は、あとから数値を変えなければいけないケースも出てきます。できるだけ元画像を持っておきたいところ。

またインタビューなどの取材をWeb制作会社に委託している場合は、取材にまつわるデータを受け取っているかチェックしておきましょう。

2.仕様書や制作ガイドラインなどのドキュメント

データと合わせて、仕様書や制作ガイドライン、マニュアルといったドキュメントが揃っているかチェックしておきましょう。こういったドキュメントがあれば、Web制作会社を変更した後も同じフォーマット・テイストでページを追加していくことができます

ただオウンドメディアによっては「そもそもドキュメントを作成していない」というケースもありますよね。もし存在しなければ、現状のWeb制作会社に作成しておいてもらう方が安心です!(当然ながら費用は発生しますが)

なおオウンドメディアの制作ガイドラインの重要性については、以下の記事でも解説しています。

オウンドメディアの作り方とは?CMSと制作ガイドラインは必須

3 .レンタルサーバやドメインの所有者・管理情報

オウンドメディア制作だけではなく、レンタルサーバの契約やドメイン取得などの業務をWeb制作会社に任せているケースもたまにありますよね。この場合Web制作会社を変更するときに大きなハードルとなります。まずは現状どうなっているか、再度チェックしましょう。

確認したい項目(例)

  • レンタルサーバの契約者
  • レンタルサーバの管理アカウント情報
  • CMSの設定アカウント情報
  • ドメイン取得者
  • ドメインやSSLなどの管理アカウント情報
  • 関連ドメインで発行したメールアドレスの管理アカウント情報

もしWeb制作会社が契約者・取得者になっている場合、自社に移転しておきたいところ。手続きに少し時間がかかるので、前もって相談しておきましょう。

意外と見落としがちなのが、メールアドレス。オウンドメディア関連のメールアドレスが一斉に使えなくなる!という事態は防ぎたいですよね。そのためにもメールアドレスの管理体制を確認して、社内で対応できるようにしておきましょう。

オウンドメディアの制作・開発以外の委託業務をチェックする

オウンドメディアの制作や開発業務だけ依頼しているだけなら、上記の対応でほぼカバーできると思います。

でも他の業務も実は委託していた、ということもあります。例えば「Web広告の出稿も代行してもらっている」「自社SNSアカウントの運用も任せている」「Googleアナリティクスの設定をまかせていた」ということ、ありませんか

意外とWeb制作会社に任せている業務って多いんですよね。こういった場合は、やはり管理アカウント情報などを引き継いでおく必要があります。必ずチェックしておきましょう。

また変更予定のWeb制作会社に、他部署が業務を委託しているケースもたまにあります。Web制作会社の変更を考える場合、他への影響範囲を入念に調べておくことをおすすめします

Web制作会社変更にかかるコストを試算しておく

Web制作会社の変更となると、多少のコストはどうしてもかかります。でも予算を見込んでおかないと結局変更できない、ということになってしまいますよね。この段階でWeb制作会社の変更にかかるコストを見込んで、予算を確保しておきましょう

ここまでのステップで、契約内容の確認と必要な情報・データの整理ができているはず。つまり、オウンドメディアにおいてWeb制作会社の変更前に準備すべきことがおおよそ把握できていると思います。

変更後のWeb制作会社が対応できる状態か確認する

一旦Web制作会社を変更してしまうと、足りない情報があっても後から確認することができなくなります。必要なデータやドキュメントが揃ったら、変更する予定のWeb制作会社へ、一旦内容をチェックしてもらいましょう

まとめ

オウンドメディアでWeb制作会社を変更しようとすると、手順としてはそれほど複雑ではありません。とはいえ著作権などが絡むと、ちょっと大変になってきます。場合によっては、Web制作会社の変更とあわせてオウンドメディア全体をリニューアルすることも想定した方がいいかもしれません

ただ、今回解説した「契約内容の確認」や「必要なデータの洗い出し」は、本来Web制作会社の変更に関わらずやっておくべきこと。

実際何らかのトラブルが起これば、急遽社内でレンタルサーバの対応を迫られることもあります。こんなとき社内でサーバの管理アカウントを持っていないと、手も足も出ません。

危機管理という意味でも、必要なデータや情報を把握しておくこと、契約内容を確認しておくことは重要な課題なんです。今すぐWeb制作会社を変更する予定がなくても、少しずつ準備しておくことをおすすめします。

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