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OPERATION - 運用

Update 2020.04.08

Web担当者が緊急リモートワークを始めるときの2つの注意点

感染症の拡大防止策などを理由に「リモートワーク(テレワーク)に切り替えた」「すぐにリモートワークを始めないと」という方が急増しています。

社内でオウンドメディアなどWebサイトを担当している方は、どちらかというとリモートワークを始めやすい職種かもしれません。とはいえオフィスで働くのとリモートワークでは、当然ですがいろいろと違いがあります。

筆者も実は数年前からリモートワークにシフトしています。業務の効率化につながっている!と実感している一方で、気をつけたいこともいくつか見えてきました。そこでWeb担当者の方がリモートワークを行う上で、業務上注意したいポイントを2つ紹介します!

※本記事では労務・勤怠管理という観点ではなく、オウンドメディアなどのWeb運営業務におけるリモートワークの注意点をお伝えしています。

(1)IPアドレスなど、ネットワーク環境の違いに注意!

オウンドメディアなどWebサイトの管理者画面のセキュリティ対策として「社内のIPアドレスからのみアクセスできる」という制限を設けているところも多いでしょう。不正アクセスを防ぐセキュリティ対策としては、基本中の基本ですよね。

ただし担当者がリモートワークによって在宅で仕事をするとき、この制限がネックになる可能性があります。自宅ではIPアドレスが違うため、Webサイトの管理画面にログインできない!なんて状況になってしまうんですよね。こんなときの対策は、3パターン考えられます。

一時的にIPアドレス制限を外す

緊急の場合は一時的にWebサイトの管理画面のIPアドレス制限を外すのがもっとも早くできる対応です。ただしIP制限を外すと、セキュリティレベルは落ちますし、アクセス解析で「このIPからのアクセスは関係者なので除外する」という設定も効かなくなります。あくまで一時的な対応と考えた方がいいでしょう。

自宅で使っているプロバイダーの固定IPアドレスサービスを利用する

通常自宅でインターネットを利用する場合、一般的なサービスではIPアドレスが接続するたびに違うものになります。そのためWebサイトの管理画面で「あるIPアドレスからのアクセスを許可する」という設定ができません。

そこで自宅で使っているプロバイダーが固定IPアドレスサービスを提供していれば、それを利用するという方法もあります。例えばSo-netの場合、個人向けの固定IP割り当てサービスのオプションは月額1,200円。これくらいなら可能な範囲ではないでしょうか。

ただしプロバイダーによっては固定IPアドレスのサービスを提供していないところもあります。また集合住宅など利用形態によっては申し込めないこともありますので、まずは自宅で使っているプロバイダーに確認しましょう。

リモートアクセスツールを使って社内にあるPCを遠隔操作する

社内にあるPCを自宅のPCから遠隔操作する、つまりリモートアクセスするという方法もあります。この方法ならIPアドレスも変わりませんし、従来と同じ感覚で仕事ができます。社外に持ち出せないファイルでも、リモートアクセスを使えば操作できます。

ただしリモートアクセス専用のソフトウェア導入・設定が必要になってきます。なお筆者は使ったことはないのですがGoogleもChromeデスクコストと導入までの時間がかかるという課題はあります。

また遠隔操作なのでタイムラグが起こりやすいんですよね…実際使ってみると、イライラするかもしれません。また社内PCが急にフリーズしてしまうと、遠隔操作ができなくなってしまいます。社内にシステム担当の方がいて、リモートアクセスの設定やトラブル対応をしてもらえるなら検討したいところです。

(2)ファイルの共有やスケジュール管理、コミュニケーションツールを活用しよう

リモートワークをしていると、社内・社外のメンバーとどうやり取りするか?というところも気になるのではないでしょうか。そこでファイル共有・進捗管理・コミュニケーションについて、リモートワークを行うときの注意点と対策をまとめました。

ファイルの共有

WordやExcelで作ったファイルを更新するたびにメールでやりとりする、なんていう方法は効率が悪いですよね。どれが最新かわからない、なんてことにもなります。

メンバー間でファイルを共有するなら、社内・社外からアクセスできるクラウドサービスを使いましょう。例えばGoogleドライブやMicrosoftのOneDrive、Dropboxといったサービスを使えば、クラウドストレージ上にあるファイルを複数のメンバーが更新できますし、更新履歴も残ります。ストレージの容量がそれほど大きくなければ無料で使えるので、予算をとらずにすぐスタートできるのもメリットでしょう。

ただしユーザーの個人情報や、パスワードなどの機密情報、契約書などは原則としてクラウドにアップしないというようなルールを決めておきましょう。あれもこれもクラウドに載せていくと情報漏洩のリスクが高まります。利用しながらでも構いませんので、必ずルールを設けることをおすすめします。

進捗管理・タスク管理

またリモートワークだと、他のメンバーと進捗管理やタスク管理がしづらいなと感じることもあります。こんなときはスケジュールやタスクを共有できるサービスを使えば解決。サイボウズやバックログといったグループウェアが定番ですが、Zohoのように無料で期間制限なし(利用者数などは制限アリ)で使えるグループウェアもあります。

こうしたツールを使おうというとき、「今どきのツールに不慣れなメンバーがいるので導入しづらい」というケースもたまにありますね…。慣れていない方にいきなり使いこなしてもらうというのは無理なので「とりあえず見るだけでもいいから登録して」というスタンスがおすすめです。

コミュニケーション

とりあえず限られたメンバー間でやりとりするだけなら、手軽に導入できるチャットツールを使うのもひとつの方法です。SlackやChatworkといったチャットツールはある程度までは無料で利用できることもあって、利用者が急増しています。実際に筆者も使っていますが、スマホでもメッセージのやり取りができるので業務のスピードアップにつながっていると実感します。

ただリモートワークでこうしたチャットツールを使う場合、慣れていないとついつい24時間対応になってしまいがち。対応する時間帯をあらかじめ自分で決めておくことをおすすめします。

なお、SlackやChatworkのアプリには、メッセージがきたときの通知を勤務時間外はオフにする機能があります。この機能を使えば、自分も勤務時間外に対応する必要がなくなりますし、他のメンバーにも「この人は今勤務時間外なんだな」ということが伝わるメリットがあります。

またリモートワークで課題になるのが、会議です。現状リモートワーク導入後は、SkypeやZOOMなどを使ったWeb会議が主流になってきましたね。Web担当の方はあまり使わないかもしれませんが、社内報告や新企画のプレゼンテーションをするときには会議を開く必要も出てくると思います。

ちなみにWeb会議は便利ですが、参加人数が多くなると進行が難しいですね…。Web会議ではなるべく参加人数を絞り込むのがおすすめです。

まとめ

緊急でリモートワークを導入するとなると戸惑うことも多いですよね。不安定な状況が続きますが、気を付けるべきポイントをおさえれば、オウンドメディアなどの運営についてはかなり従来に近い形で業務を進めることはできると思います。

なお会社によってリモートワークで可能な業務範囲は変わります。まずは会社全体の方針に乗っ取って、対応方法をご検討ください。